Zakelijke rijders zijn volgens de wet verplicht om aantoonbaar te maken dat er niet meer dan 500 kilometers privé worden gereden op jaarbasis. Dit is noodzakelijk om te bewijzen dat de auto of bestelbus van het bedrijf daadwerkelijk wordt gebruikt voor zakelijke ritten. Maar voor wie gelden deze regels eigenlijk? Op welke manier kan ik de rittenregistratie bijhouden? En wat zijn de voordelen van een automatisch systeem?

Voor ZZP, MKB en Grootzakelijk

Op den duur krijgt elke zakelijk rijder er wel mee te maken. Namelijk het bijhouden van de zakelijke ritten en kilometers. De zakelijke rijder wil het liefst zo comfortabel mogelijk en zonder zorgen dagelijks de weg op. Of je nu ZZP’er bent, in het MKB of bij een grootzakelijk bedrijf werkt. Vaak wordt er op bedrijfsniveau besloten op welke manier de rittenadministratie wordt bijgehouden. Of het nu gaat om een bestelbus, leaseauto of vrachtwagen. Je dient altijd de zakelijk en privé kilometers bij te houden. ZZP’ers maken daarentegen wel een eigen keuze.

Geen Bijtelling betalen?

Dan verplicht de Belastingdienst u om een kilometerregistratie bij te houden. Je moet dan volgens de wet aantoonbaar maken dat er niet meer dan 500 privékilometers gereden worden op jaarbasis.

Wat is een rittenregistratie?

Met een rittenregistratie worden zakelijke- en privékilometers bijgehouden. Waarbij alle ritten en kilometers per rit geregistreerd moeten worden. Met een sluitende rittenregistratie kun je laten zien aan de Belastingdienst dat je aan deze eisen voldoet.

Manieren van het bijhouden van een rittenadministratie

Er zijn verschillende manieren voor het bijhouden van de ritten en kilometers voor u of uw bedrijf. Elke optie komt met verschillende voordelen en nadelen.

Bijhouden met pen en papier

  • Gratis
  • Kost veel tijd om handmatig bij te houden. Helemaal voor meerdere voertuigen
  • Direct na elke rit de gegevens noteren van het dashboard. Anders loopt de registratie niet meer gelijk.

In een Excel formulier

  • Inrichten Excel formulier kost veel tijd
  • Makkelijk digitaal te bewaren voor wettelijk termijn
  • Net als bij pen en papier dienen de gegevens direct genoteerd te worden. Anders is het risico op een foute administratie groot

Automatische rittenregistratie

  • Geheel automatisch
  • Geen tijd kwijt aan het handmatig bijhouden
  • Makkelijke te bewaren en te exporteren

De eisen van de Belastingdienst

De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan de rittenregistratie van de zakelijke rijder. In de registratie moeten de volgende gegevens vermeldt worden:
  • Het merk van de auto
  • Het type auto
  • Het kenteken van de auto
  • De periode waarin de auto is gebruikt
  • De ritgegevens
Per rit dient het volgende worden genoteerd:
  • Datum
  • Begin- en eindstand
  • Vertrek- en aankomstadres
  • De gereden route
  • Privé of zakelijke rit
  • Eventuele privé-omrij kilometers
Gezien de hoeveelheid gevraagde gegevens is het verstandig om te kiezen voor een automatisch rittenregistratiesysteem. Je loopt namelijk meer risico op een onvolledige en niet sluitende registratie dan bij het handmatig bijhouden. Daarnaast is het nauwkeurig opschrijven een tijdrovend proces tussen het werk door.

De voordelen van de automatische rittenregistratie van YesHugo

Een automatisch rittenregistratie zorgt direct voor een comfortabel gevoel. Je bent minder tijd kwijt aan administratie en loopt geen risico meer op boetes van de Belastingdienst. Het systeem heeft de volgende voordelen voor jou als zakelijke bestuurder:
  • Automatisch bijhouden van je ritten en kilometers
  • Eenvoudig declareren van zakelijke kilometers aan werkgever
  • Geschikt voor ZZP, middenbedrijf of grootzakelijk
  • Voorkomt vervelende boetes
  • Voldoet aan de eisen van de Belastingdienst
  • Overzichtelijke administratie
Wil je toch meer weten over het automatisch en betaalbaar bijhouden van ritten en kilometers? Bezoek dan gerust eens deze website.