Hoe ga je slim om met een zakelijke tankpas?

Rijd je veel zakelijke kilometers met je leaseauto of heb je medewerkers die de weg op gaan voor het werk? Dan is een zakelijke tankpas het overwegen zeker waard. Net als een goede zakelijke autoverzekering is dit zo’n ding dat je misschien niet meteen bovenaan je to-do lijst zet, maar waar je later ontzettend blij van wordt. Het klinkt misschien als ‘nog iets erbij om te regelen’, maar het maakt je leven juist een stuk makkelijker. Op termijn bespaar je er niet alleen tijd mee, maar ook een hoop gedoe.

Hier lees je hoe het werkt, waar je op moet letten en wat de voordelen zijn voor jou en je medewerkers.

Waarom een tankpas handig is voor je administratie

Iedere ondernemer kent het: tankbonnetjes die rondslingeren, verdwenen zijn of pas drie weken later in je dashboardkastje opduiken. Als je je auto op naam van je bedrijf hebt staan, moet je die bonnetjes netjes bewaren voor de boekhouding en je btw-aangifte. Zeker als je in een bestelbus rijdt en alles goed wilt regelen is het regelen van je bestelbus verzekering tot je brandstofadministratie belangrijk. Met een zakelijke tankpas is dat verleden tijd. Alles wat je tankt wordt automatisch geregistreerd en je krijgt één overzichtelijke factuur per maand. Geen losse bonnetjes meer, geen gedoe met verkreukelde papiertjes of bonnetjes die je kwijt bent. Gewoon overzicht, elke maand opnieuw.

Wat vindt de Belastingdienst van die tankpas?

Als de belastingdienst ergens blij van wordt, dan is het wel alles netjes op één factuur, met btw specificatie. Geen losse bonnetjes meer die je moet verzamelen of afdrukken, maar gewoon een overzicht dat je zo kunt inboeken. Je kunt in één oogopslag aantonen dat je brandstof echt zakelijk gebruikt wordt, en dat maakt je administratie direct een stuk overzichtelijker en makkelijker bij te houden. Gebruik je een privé auto ook voor zakelijke ritten? Dan mag je nog steeds €0,21 per kilometer (per 2024) aftrekken, maar daar hangt wel een rittenregistratie aan vast. En die moet écht sluitend zijn, anders krijg je daar vroeg of laat gedoe mee. Zet je de auto helemaal op naam van je bedrijf, dan zijn alle autokosten – inclusief tanken, gewoon zakelijk aftrekbaar. Ook daar komt die zakelijke tankpas weer goed van pas.

Is een zakelijke tankpas praktisch?

Een tankpas is zeker handig! Je hoeft niet meer alles apart te registreren of te bewaren, en ook je boekhouder zal je dankbaar zijn. In plaats van een hele stapel losse bonnetjes of vage uitgaven die je nog moet uitleggen, krijg je gewoon één duidelijk overzicht per maand. Alles staat erop, netjes onderverdeeld per medewerker of per voertuig, afhankelijk van hoe je het instelt. Dat maakt het inboeken een stuk sneller en overzichtelijker. Met veel tankpassen kun je ook andere auto gerelateerde kosten betalen. Denk aan de wasstraat, parkeerkosten of tolwegen in binnen- en buitenland.

Wat zijn de voordelen voor je medewerkers?

Als je medewerkers hebt die zakelijk rijden, dan bespaart een tankpas ook daar een hoop gedoe. Ze hoeven geen bonnetjes meer te verzamelen, niks voor te schieten en jij hoeft niet langer declaraties na te kijken. Alle transacties komen gewoon op één overzicht te staan, en daar zit ook meteen de betaalde btw bij. Dat scheelt weer een hoop uitzoekwerk.

Praktisch geen nadelen

Het enige waar je rekening mee moet houden, is dat je per maand een klein bedrag betaalt voor het gebruik van de pas. Denk aan een paar euro per pas. Maar dat bedrag is aftrekbaar en weegt niet op tegen de tijd en moeite die je bespaart. En laten we eerlijk zijn: die tijd kun je als ondernemer wel beter besteden dan aan het speuren naar een tankbon in de wasmachine.

Wil je niet alleen voordelig kunnen tanken, maar ook een betaalbare premie voor je autoverzekering? Bekijk dan direct de premie die jij voor je voertuig betaalt: